Som jag berättade i min förra artikel förstod jag efter ett tag att det inte räckte med att få fler saker ur händerna för att kunna frigöra mer tid.
Även om det var ett stort steg i rätt riktning fortsatte mina dagar att fyllas på med fler uppgifter.
Det innebar visserligen att jag var mer produktiv, men jag lyckades inte frigöra så mycket tid.
Under den här tiden gjorde jag flera misstag på grund av att jag inte såg det verkliga problemet:
Jag fokuserade för mycket på hur jag jobbade i stället för vad jag jobbade med.
I den här artikeln ska jag gå igenom tre stora misstag, så att du kan undvika att gå i några av de fällor som jag själv gick i.
Misstag #1: Otydliga mål
En anledning till att vi inte använder vår tid på rätt sätt kan vara att vi inte har helt klart för oss vad vi vill uppnå med den.
Det handlar med andra ord om att vi inte har tydliga mål för våra dagar, våra veckor och vårt arbete på lång sikt.
Då blir det svårt att prioritera våra uppgifter och avgöra vilka av dem som är relevanta och vilka som inte är det.
Det kan också handla om att vi har tydliga mål, men inte använder dem för att välja (eller välja bort) våra uppgifter.
Det gör att vi tar på oss saker som vi borde avstå från samtidigt som det blir svårt att prioritera våra åtaganden.
När vi formulerar tydliga mål och också använder dem för att välja våra uppgifter, slipper vi mycket av detta.
Om en uppgift ligger i linje med våra mål får den grönt ljus. Om den inte ligger i linje med våra mål får den rött ljus.
Det innebär att vi kan filtrera bort många uppgifter – och frigöra mer tid för andra.
Misstag #2: Ensidigt fokus
Om du har gått en kurs eller läst en bok om effektivitet så vet du säkert att de ofta fokuserar på en eller några få områden inom tidshantering.
Det kan exempelvis handla om planering, delegering, e-posthantering eller något annat.
Allt det där är viktigt, men det räcker inte hela vägen.
Om du lär dig att planera bättre, men inte prioriterar dina uppgifter på rätt sätt kommer du inte att få någon större effekt.
Om du lär dig att prioritera, men inte är fokuserad när du jobbar och därför inte hinner det du ska, kommer du inte heller att få någon större effekt.
En kedja är som bekant inte starkare än dess svagaste länk.
För att få en märkbar effekt av din tidshantering är det viktigt att se över samtliga områden som påverkar din tid.
Enkelt uttryckt handlar det om följande delar: 1) Vad du ska göra, 2) när du ska göra det och 3) hur du ska göra det.
Det är först när du har samtliga dessa bitar på plats som du kommer att se en markant skillnad i hur mycket du får gjort och hur mycket tid du kan spara.
Misstag #3: Ingen att INTE göra-lista
De flesta människor har förmodligen provat att jobba efter en att göra-lista. Det är ett bra sätt att öka sin effektivitet (om den är konstruerad på rätt sätt).
Vad lika många kanske inte har provat är att jobba med en att INTE göra-lista, det vill säga en lista på aktiviteter som stjäl tid och bör undvikas.
I mitt (och många andras) fall handlar det exempelvis om att inte multitaska, inte slarva med sömnen och inte läsa e-post först på dagen.
Det första steget i att sätta samman en sådan lista är att ta reda på vilka uppgifter som stjäl mest tid från dig utan att resultera i något.
Många av dessa uppgifter går nämligen under radarn, så att vi inte är medvetna om dem, vilket gör det svårt att sätta stopp för dem.
På så sätt kan du förlora stora mängder tid varje dag helt i onödan.
När du väl har analyserat hur du använder din tid blir det enklare att avgöra vad du ska undvika, så att du får mer tid till det viktigaste.
Få ut mer av dina dagar
Om du har dessa misstag i åtanke och gör vad du kan för att undvika dem så har du kommit en bra bit på vägen mot att få ut mer av dina dagar.
Ett annat sätt att använda din tid på rätt sätt är att prioritera dina uppgifter.
I min nästa artikel ska jag gå igenom en enkel teknik som hjälper dig att rangordna dina sysslor så att du jobbar med dem i rätt ordning.