Som jag har berättat i en tidigare artikel förstod jag efter ett tag att det inte räckte med att få fler saker ur händerna för att kunna frigöra maximalt med tid.
Även om det var ett stort steg i rätt riktning fortsatte mina dagar att fyllas på med uppgifter.
Det innebar visserligen att jag var mer produktiv, men mina dagar kunde fortfarande bli väldigt långa.
Under den där perioden gjorde jag ett antal misstag på grund av att jag inte insåg det verkliga problemet:
Jag fokuserade för ensidigt på hur jag jobbade i stället för på vad jag jobbade med.
I det här mejlet ska jag gå igenom tre misstag när det gäller detta, så att du kan undvika några av de fällor som jag själv gick i.
Misstag 1: Felaktiga prioriteringar
En anledning till att vi har svårt att få tiden att räcka till är att vi inte skiljer mellan olika typer av uppgifter.
Vissa göromål har stor betydelse för våra resultat medan andra betyder betydligt mindre, och kanske till och med är onödiga.
Om vi inte prioriterar våra uppgifter på rätt sätt riskerar vi att lägga tid på det som inte leder någonstans så att vi inte har tid till det som faktiskt gör det.
Hur mycket vi än jobbar kommer vi aldrig att hinna med allt, och därför är det viktigt att disponera vår tid på rätt sätt.
En hög effektivitet handlar inte bara om vad du gör, utan lika mycket om vad du inte gör.
Misstag 2: Reaktivitet i stället för proaktivitet
En annan anledning till att vi har svårt att få tiden att räcka till och utsätter oss för onödig stress är att vi är mer reaktiva än proaktiva.
Det innebär att vi reagerar på det som sker i vår omgivning i stället för att följa vår egen planering och låta den styra vår dag.
Om vi får ett mejl eller blir avbrutna av en kollega är det lätt hänt att vi skiftar fokus och börjar med något annat, även om vi har viktigare saker att göra.
Det innebär att vi låter andra ta över vår agenda, så att vi hamnar längre och längre bort från våra egna prioriteringar.
På så sätt får vi inte bara mindre tid till det som är viktigast. Vi blir mer också mer stressade och splittrade.
Misstag 3: Tidsoptimism
Om våra uppgifter alltid skulle gå lika snabbt att klara av som vi många gånger tror, skulle vi förmodligen aldrig ha brist på tid.
Men ofta missbedömer vi hur lång tid någonting tar och hur mycket vi egentligen hinner under en dag.
Det är förmodligen också en av förklaringarna till att vi ibland drar igång fler projekt än vi har tid för och tackar ja per automatik när någon ber oss om något.
Ibland låter vi också uppgifter ta onödigt lång tid, utan att först fråga oss om det går att göra samma sak snabbare eller på ett annat sätt.
Kombinationen av detta gör att vi tar på oss för mycket och låter varje åtagande ta mer tid än nödvändigt.
Brist på avkoppling
När vi har mycket att göra låter vi ofta andra saker få stryka på foten, inte minst nöjen, avkoppling och fritidsaktiviteter.
Men det gör tyvärr bara saken värre. När vi inte får möjlighet att koppla av och fylla på vår energi blir det ännu svårare att prestera och hinna med.
Det leder till en ond cirkel där vi jobbar för mycket för att hinna koppla av, vilket gör det svårare att hinna med och få tid att fylla på vår energi.
Målet är att i stället skapa en god cirkel där vi frigör tid genom att jobba på ett smartare sätt, så att vi kan jobba mindre och koppla av mer.
En av ”hemligheterna” när det gäller effektivitet är att mindre jobb gör att fler saker blir gjorda – och att de blir gjorda på ett bättre sätt.
En enkel trestegsmodell
Om du har dessa misstag i åtanke och gör ditt bästa för att undvika dem har du kommit en bra bit på vägen mot att få ut mer av dina dagar.
Det finns förstås mycket att säga om det här och hur du kommer tillrätta med denna typ av utmaningar.
I min nästa artikel ska jag gå igenom en enkel trestegsmodell som jag själv har haft stor nytta av för att få ordning på det här.
Men det var allt för denna gång. Vi hörs snart igen.