Så tuktas en surdeg: Konsten att hantera uppgifter som aldrig blir av

Jag tror att de flesta av oss brottas med dem då och då.

Du vet den där typen av uppgifter som inte blir av. Ett samtal som ska ringas. Ett dokument som ska läsas. Ett protokoll som ska skrivas.

Inte sällan rör det sig om uppgifter som inte är tillräckligt viktiga för att prioriteras, men inte heller tillräckligt oviktiga för att glömmas bort.

Resultatet blir att vi tänker att vi ska göra dem någon gång, vilket i praktiken blir aldrig.

Inte desto mindre samlar dessa uppgifter sig på hög och blir fler och fler samtidigt som de gnager på vårt samvete och tar fokus ifrån annat.

En sak är säker: uppgifterna kommer inte att bli gjorda av sig själva. Du måste ta tag i dem själv.

Men det kan vara lättare sagt än gjort. Det finns ju en anledning till att de inte har blivit av.

Det innebär dock inte att det är omöjligt att få bukt med dem. Men för att du ska få det att funka gäller det att skapa en struktur kring detta.

På så sätt behöver du inte vänta på att motivationen ska kicka in. Mycket kommer att gå av sig självt.

I den här artikeln ska vi titta på fyra steg som förvandlar en vanlig veckodag till en dammsugare för surdegar.

Steg #1: Gör en lista på alla surdegar

Även om du säkert vet ett antal uppgifter som du borde ta tag i så har du förmodligen inte samlat alla dessa på ett ställe.

Framför allt har du kanske inte gjort det i skrift. De flesta uppgifterna surrar förmodligen omkring i ditt huvud som ett gäng flugor.

Det gör att det kan vara svårt att veta vad du ska göra när det är dags att ta itu med dem. Och då ökar risken för att skjuta upp dem ännu mer.

Ett bra sätt att få en överblick över dina surdegar är därför att samla ihop dem på ett ställe.

Ta fram ett papper eller öppna ett tomt dokument i din dator där du listar alla dina surdegar.

Ett tips är att göra denna lista i en anteckningsapp som du kan synka mellan olika enheter, exempelvis din dator och din mobil.

Då kan du börja beta av dem oavsett var du befinner dig, så fort du får lite tid över.

Steg #2: Sätt av en viss tid i veckan

Som jag nämnde tidigare blir det vi ska göra någon gång aldrig av. Därför räcker det ofta inte med att du bara gör en lista på de uppgifter du ska ta itu med.

Du måste också bestämma dig för när du ska göra dem. Och ju mer regelbundet du jobbar med dina surdegar, desto bättre.

Nästa steg är därför att blocka av en viss tid i veckan när du tar itu med uppgifterna på listan.

Förmodligen kommer du inte att klara av all surdegar vid ett tillfälle. De har dessutom en tendens att bli fler.

Därför är det viktigt att du sätter av en återkommande tid så att du jobbar regelbundet med denna typ av uppgifter.

Det kan vara en halvdag i slutet av veckan, en timme i mitten av veckan eller någon helt annan tid.

Allt detta beror förstås på hur mycket du har att göra och hur viktigt det är. Men sätt av en tid som du följer så långt det är möjligt, vecka efter vecka.

Ju mer regelbundet det sker desto bättre.

Steg #3: Beta av listan

När tidpunkten som du har satt av väl är inne är det dags att börja beta av dina surdegar.

Ta detta på allvar. Om du inte håller fast vid din planering riskerar den att falla efter ett tag.

Självklart kan det dyka upp andra saker som är viktigare på dessa tider, exempelvis ett oförutsett möte. Men då är det viktigt att du också hittar en ny tid för dina surdegar.

Ju mer disciplinerad du är i början av denna planering, desto lättare kommer det att bli för dig efterhand.

Som när det gäller så många andra vanor är det oftast svårast att hålla dem vid liv den första tiden.

Men när vi väl har gjort det under en period så går mycket av sig själv. Till slut känns det nästan konstigt att inte göra det.

Steg #4: Fyll på listan efterhand

Förmodligen kommer dina surdegar inte att sluta komma när du har klarat av uppgifterna från steg 1.

Det har nämligen en tendens att uppstå nya allteftersom vi klarar av de gamla. Och de nya måste du ju också hantera.

Därför är det viktigt att du hela tiden för upp dina nya surdegar i ditt dokument.

En del av dessa uppgifter kommer kanske att vara mer prioriterade än andra så att du måste hantera dem först. Andra kommer att vara mindre prioriterade.

Det viktigaste är som sagt att du har dem samlade på ett ställe.

Därför är det också en bra idé att följa mitt förslag om att använda en anteckningsapp som du kommer åt från flera enheter.

Mer energi och ett lättare samvete

Om alla uppgifter vore lika roliga eller viktiga skulle vi förmodligen inte behöva bekymra oss om så många surdegar.

Men så är det ju inte. En del åtaganden har en större tendens att bli liggande och inte bli av. Som tur är går de att komma tillrätta med.

Du behöver inte lägga så mycket tid på dina surdegar varje vecka, men om du följer det här upplägget kommer det att göra stor skillnad.

Steg för steg kommer dina surdegar att försvinna. Och även när de ersätts av andra undviker du att samla dem på hög.

Det gör också att du kommer att få mer energi till andra och mer prioriterade uppgifter så att du slipper en massa surdegar som gnager på ditt samvete.

Varje gång du kommer att tänka på en uppgift som du borde göra men inte kan göra just nu, tänker du bara ”det där tar jag på torsdag”.

Helt plötsligt har alla uppgifter som du skulle göra någon gång faktiskt också blivit gjorda.

Vad är nästa steg?

Vill du veta mer om hur du kommer tillrätta med uppskjutande och slipper samla på dig en massa surdegar?

Då är min onlinekurs Fokusformeln definitivt något för dig. Klicka här för att läsa mer och registrera dig på kursen.

Lämna en kommentar

error: Copyright © 2017-2022 Fredrik Hillvesson
Don`t copy text!

Vart vill du att jag skickar checklistan?

Din e-postadress är 100 % säker. Läs mer om vår integritetspolicy på fokusformeln.se/integritetspolicy