Har du sett tv-programmet Lyxfällan någon gång?
Jag tror aldrig att jag har tittat på ett helt avsnitt, men jag har sett vissa delar och vet vad det går ut på.
Ett par konsulter åker hem till någon som har hamnat i ekonomisk knipa på grund av att han eller hon har spenderat pengar på helt fel saker.
När de går igenom vad personen har köpt blir det smärtsamt tydligt vilka felprioriteringar som ligger bakom det ekonomiska haveriet.
I fallet med Lyxfällan blir det ganska uppenbart vad som har gått snett eftersom pengar trots allt är ganska konkret.
När det handlar om hur vi spenderar våra timmar och dagar blir det ofta lite knepigare eftersom tid är mer abstrakt.
Tid på fel saker
Det är lätt hänt att vi lägger för mycket tid på fel uppgifter utan att vi är medvetna om det.
Resultatet blir att vi hamnar i tidsnöd och utsätter oss själva för onödig stress.
Som jag nämnde i mitt förra mejl gjorde jag mig själv skyldig till detta under en lång tid.
Jag var helt fokuserad på att få så mycket som möjligt gjort, men glömde bort att tänka på vad jag fick gjort.
Det gjorde att jag kastade bort mycket tid i onödan. Men det var också lärorikt eftersom det ledde till att jag kunde göra en del förändringar.
En dålig prioritering
Ett stort misstag var att jag inte prioriterade mina uppgifter tillräckligt bra utan ofta började dagen med det som kändes brådskande eller mindre krävande, men som långt ifrån alltid var speciellt viktigt.
Det gjorde att jag inte hade lika mycket tid och energi kvar när det var dags att ta tag i de uppgifter som verkligen betydde något på lång sikt.
En viktig vändpunt var därför när jag fick lära mig att dela in och prioritera mina uppgifter i fyra kategorier utifrån hur viktiga och brådskande de var:
1) Viktiga och brådskande, 2) viktiga och ej brådskande, 2) oviktiga och brådskande samt 4) oviktiga och ej brådskande.
Börja med det viktigaste
Efter att jag hade gjort denna indelning försökte jag att jobba i samma ordning så långt som möjigt, så att jag började med det som var viktigt och brådskande.
Om jag till exempel skulle hålla en föreläsning inom kort började jag dagen med att förbereda den i stället för att ringa samtal, sortera papper eller liknande.
Därefter gick jag över till de uppgifter som var viktiga, men inte lika brådskande, och så vidare.
Om du följer den här principen kommer du inte att hinna allt, men du kommer att hinna det viktigaste så att du slipper gräma dig över vad du har gjort när arbetsdagen är slut.
Våga säga nej
En genomtänkt prioritering gör också att det blir enklare att säga nej till fel saker, vilket är en annan viktig nyckel till att kunna jobba mindre och ändå få mer gjort.
En god tidshantering handlar nämligen också om att välja bort. Som Steve Jobs uttryckte det:
”Folk tror att fokus innebär att säga ja till det man ska fokusera på. Men det är inte alls vad det betyder. Det innebär att säga nej till alla de andra hundra bra idéerna.”
Så får du saker gjorda
När du har prioriterat dina åtaganden har du tagit ett viktigt steg mot att ta väl hand om din tid och slippa onödig stress.
Men uppgifterna kommer förstås inte att göra sig själva. Du måste också se till att de blir gjorda – och blir gjorda i tid.
Nästa gång ska jag tipsa om hur du ser till att saker blir av så att du slipper hamna efter.