fbpx

Mejlhantering: En enkel regel som sparar dig massor av tid

En av de sämsta sakerna du kan göra för din effektivitet är att hantera en uppgift flera gånger och hela tiden skjuta den framför dig.

Det gäller inte minst när det handlar om e-post.

Om du läser ett mejl som du måste agera på, utan att göra någonting åt det direkt, leder det till att du måste återkomma till det senare och på så sätt hantera det minst två gånger.

Och det är en gång för mycket.

Det gör att du lägger onödigt mycket tid på en uppgift som du hade kunnat hantera vid ett och samma tillfälle och därmed kommit vidare.

Rör aldrig ett mejl två gånger

Sträva därför efter att aldrig röra ett mejl två gånger. Och med hantera i detta fall menar jag att antingen göra klart uppgiften eller ta den vidare till nästa steg.

Men lämna det inte utan någon form av åtgärd.

Se till att alltid agera eller svara på ett mejl direkt, eller planera in när du ska göra det.

Gör inte som så många andra gör, att du läser igenom det och bestämmer dig för att komma tillbaka till det vid ett senare tillfälle och först då bestämma hur du ska gå vidare.

En bra regel i de här lägena är David Allens så kallade tvåminutersregel.

Den innebär att om en uppgift går att klara av på max två minuter tar du itu med den direkt. Om den tar längre tid än så, planerar du in den vid ett senare tillfälle.

Du sparar tid och mental energi

Med andra ord, om du tror att du kommer att kunna svara eller ta itu med en uppgift i ett mejl på max två minuter så gör du det omedelbart.

Om du tror att det kommer att ta längre tid än så, planerar du in när du ska göra det.

Men återigen, låt det inte bara ligga för att komma tillbaka till det senare. Då kommer du att bryta mot regeln att aldrig röra ett mejl två gånger.

När du tar en uppgift i ett mejl vidare genom att ta itu med den nu eller planera in när du ska göra den, slipper du att ha tankarna på flera saker.

Det gör att du kan frigöra en del mental energi som du kan lägga på annat än att tänka på saker som du måste göra senare.

Dessutom sparar du massor av tid när du inte behöver göra saker två gånger utan hela tiden rör dig och dina uppgifter framåt.

Lämna en kommentar

>