När jag stod och lagade mat häromdagen slog det mig plötsligt att jag just då inte använde mig av en av de mest kända principerna inom tidshantering som finns (även om den inte brukar förknippas med matlagning).
Vad var det jag gjorde?
Varje gång jag hade skalat en lök lade jag lökskalen på diskbänken i stället för att kasta dem.
Varje gång jag var klar med en skärbräda, lade jag den på diskbänken i stället för att ställa den i diskmaskinen.
Varje gång jag hade öppnat och tömt en burk med krossade tomater ställde jag förpackningen på diskbänken i stället för att kasta den.
Och så vidare.
När jag var klar med matlagningen var diskbänken således full av skräp och smutsiga arbetsredskap som jag var tvungen att ta hand om, vilket jag hade sluppit om jag hade tagit itu med detta omedelbart.
Inte nog med att det blev stökigt – det tog mig dessutom dubbelt så lång tid att ta hand om allt detta i efterhand eftersom det ju hade gått minst lika fort att kasta eller ställa in det i diskmaskinen med en gång i stället för att lägga det på diskbänken.
Den regel som jag inte följde, men borde ha använt mig av, förknippas ofta med e-post (eller andra typer av dokument) och går ut på att du aldrig ska ”röra” ett mejl två gånger.
Du ska med andra ord inte läsa igenom ett mejl för att sedan gå tillbaka till det vid ett senare tillfälle och först då agera på det eller bestämma dig för vad som ska hända med det.
Det gör nämligen att du måste läsa igenom varje mejl flera gånger och dessutom kanske gå och tänka på det innan det händer något med det.
Kanske måste du titta igenom mejlet en gång till för att hämta någon typ av information, men du bör undvika att läsa det om och om igen innan du agerar eller planerar vad du ska göra.
Med andra ord: Ta itu med uppgiften omedelbart eller bestäm dig för nästa åtgärd.
Och detta gäller oavsett om det handlar om ett mejl eller ett fysiskt papper – eller varför inte en hög med lökskal?
Vad gör du själv för att inte lägga onödig tid på mejlen?
Fredrik
P. S. Kom ihåg att du inte behöver agera på mejlet omedelbart. Det viktiga är att du inte bara läser igenom det utan åtminstone bestämmer dig för hur du ska gå vidare med mejlet vid ett senare tillfälle och skriver upp detta i din kalender eller på din att göra-lista.