När vi tänker på effektivitet och tidshantering tänker vi ofta på att få så mycket som möjligt gjort på kortast möjliga tid.
Och det är självklart en viktig del av att vara effektiv, men det är inte allt.
Du kan vara hur produktiv som helst, men om du jobbar med fel saker kommer du att kasta bort mycket värdefull tid i alla fall.
Du kommer också att göra av med energi som du hade kunnat spendera på betydligt bättre saker.
I den här artikeln ska vi därför titta på hur du tar tillvara på din tid på ett smart sätt genom att jobba med en tydlig prioritering.
De här tipsen kommer inte att hjälpa dig att hinna allt, men du kommer att hinna det viktigaste, vilket räcker mer än väl i många fall.
Det innebär också att du kommer att kunna jobba mindre och ändå få bättre resultat eftersom du kan välja bort uppgifter som inte leder till någonting.
Utgå från 80-20-regeln
En bra modell att ha i åtanke när det gäller prioritering är den så kallade 80-20-regeln.
Enkelt uttryckt innebär den att 20 procent av det vi gör leder till 80 procent av våra resultat medan 80 procent av det vi gör bara leder till 20 procent av våra resultat.
Den här principen kallas ibland även för Paretos princip efter italienaren Vilfredo Pareto som upptäckte detta fenomen i slutet av 1800-talet.
Han noterade nämligen att 80 procent av ärtorna från hans trädgård kom från 20 procent av ärtskidorna och tvärtom.
Han lade också märke till att 20 procent av befolkningen i Italien ägde 80 procent av marken.
Du känner säkert igen det här sambandet från många andra sammanhang.
Exempelvis är det inte osannolikt att du umgås med 20 procent av dina vänner i 80 procent av tiden och använder 20 procent av dina kläder i 80 procent av tiden.
Inte alltid just 80-20
Förhållandet är självklart inte alltid just 80-20, men poängen är att en liten del av någonting ofta står för majoriteten av resultatet.
När du använder dig av 80-20-regeln för att hantera din tid, handlar det om att identifiera de uppgifter som står för majoriteten av dina resultat.
Genom att fokusera på det som ger mest, kan du få bättre utdelning för det jobb du lägger ner och samtidigt spara stora mängder tid.
Hur går du då tillväga för att följa 80-20-regeln och jobba med rätt uppgifter?
Här är tre tips som hjälper dig med detta.
Tips #1: Sätt tydliga mål för din tid
Om du inte vet vad du vill uppnå med din tid kommer det att vara svårt, för att inte säga omöjligt, att välja rätt uppgifter att fokusera på.
En viktig del av allt detta är därför att sätta tydliga mål så att du vet vad du vill uppnå och sedan ägna merparten av din tid åt att jobba mot dessa mål.
När du väl vet vart du är på väg blir det betydligt lättare att veta vilka uppgifter du ska prioritera och vilka du kan skippa eller vänta med.
Om ett av dina främsta mål exempelvis är att öka företagets försäljning med X procent kommer de uppgifter som ligger i linje med detta att vara prioriterade.
Åtaganden som handlar om något annat kommer att få lägre prioritet.
Exempelvis kommer uppgifter som handlar om att anställa en ny säljare att gå före uppgifter som handlar om att måla om ett konferensrum.
Det innebär inte att det senare aldrig ska göras eller att det inte är viktigt alls, men om det inte ligger i linje med dina nuvarande mål är det inte prioriterat just nu.
Om ett av dina främsta mål däremot är att öka personalens trivsel och du tror att en uppfräschning av konferensrummet kommer att bidra till detta, kommer denna uppgift att vara prioriterad.
Tips #2: Skilj på brådskande och viktigt
När vi har mycket att göra är det lätt hänt att vi dyker ner i vår att göra-lista och sätter igång med första bästa uppgift, framför allt de som är brådskande.
Men det är ett misstag. Brådskande uppgifter är nämligen inte alltid mest prioriterade. Ibland går de att skippa helt.
Gör det därför till en vana att alltid rangordna dina uppgifter. Ett av de enklaste sätten att göra detta är att skilja mellan det som är brådskande och det som är viktigt.
Vissa uppgifter är både viktiga och brådskande, vissa uppgifter är enbart det ena eller det andra och vissa uppgifter är varken brådskande eller viktiga.
Dessvärre är det lätt hänt att vi ägnar tid åt uppgifter som inte är speciellt prioriterade bara för att de är brådskande. Det är nämligen lätt att missta brådska för vikt.
Ett sätt att avgöra om en uppgift är viktig eller inte kan vara att fråga dig om den hänger samman med något av dina övergripande mål eller inte.
Vad som är brådskande och inte säger sig till stor del självt. En brådskande uppgift måste göras nu eller inom kort medan är mindre brådskande uppgift kan vänta.
Däremot är det inte säkert att en brådskande uppgift får stora konsekvenser om den inte blir gjord eller inte blir gjord just nu och då är den heller inte prioriterad.
Tips #3: Träna på att säga nej
Om du ska ha tid och energi åt dina mest prioriterade uppgifter är det viktigt att inte ta på dig för många uppgifter som inte ligger i linje med dina mål.
Säger du ofta ja till den typen av åtaganden kommer du att betala ett högt pris för detta i det långa loppet.
När du säger ja till något säger du nämligen också nej till någonting annat. Gör det därför till en vana att alltid fråga dig vad priset är innan du tackar ja till något.
Om någon exempelvis ber dig att hjälpa till i ett projekt kommer det självklart att ta tid från annat. Frågan är bara vad det kommer att ta tid ifrån.
Något av dina andra och mer prioriterade projekt? Tid med din familj? Tid till träning eller någon energigivande hobby?
Ibland kanske du vill eller måste tacka ja till det där projektet, så jag säger inte att det alltid är fel.
Jag säger bara att det är viktigt att göra det till en vana att alltid fundera igenom saken innan du per automatik säger ja till något som du kanske inte måste göra.
Ett tips är för övrigt att göra en så kallad att inte göra-lista, det vill säga skriva ner saker som du från och med nu bör tacka nej till och undvika.
Fler meningsfulla dagar
Poängen med de här tipsen är inte att bara göra de uppgifter som är absolut viktigast och strunta i allting annat.
Har du tid över finns det förstås ingenting som hindrar dig från att spendera tid på en uppgift som är mindre prioriterad.
Min poäng är att alltid beta av det viktigaste först, när du har mest energi, så kan du ägna dig åt det andra om det finns tid och ork över.
När du jobbar efter tydliga mål, skiljer viktigt från brådskande och tränar dig på att säga nej, kommer du att lägga tiden på rätt saker så att du kan avsluta dina dagar och känna dig nöjd med vad du har fått gjort.
Du kommer också att kunna jobba mindre, men ändå få bättre utdelning för den tid du lägger ner så att dina dagar känns meningsfulla.