En av de största myterna när det gäller tidshantering är att det finns ett direkt samband mellan hur mycket vi jobbar och hur mycket vi får gjort.
I själva verket kan det ofta vara tvärtom, det vill säga att mindre jobb kan leda till en högre produktivitet.
Låt mig förklara vad jag menar.
Bara halva lösningen
En tid efter att jag hade börjat intressera mig för personlig effektivitet och tidshantering upptäckte jag något som fick mig att tänka om.
När jag väl förstod hur jag kunde öka min produktivitet var jag helt inställd på att få så mycket som möjligt gjort.
Och även om det var ett stort steg i rätt riktning insåg jag att jag bara hade löst halva problemet.
Mitt stora misstag
Det räckte inte med att bara göra saker och ting snabbare för att få ut det mesta av mina arbetsdagar.
Oavsett hur produktiv jag var kom det nämligen hela tiden nya uppgifter och fyllde på min att göra-lista.
På så sätt kunde mina dagar fortfarande bli väldigt långa, trots att jag var så mycket mer produktiv.
Mitt stora misstag var således att tro att effektivitet bara handlar om att få mycket gjort, trots att det handlar minst lika mycket om vad vi får gjort.
Vår mentala energi är begränsad
Vi kan inte heller jobba hur många timmar som helst och fortfarande vara lika effektiva.
En god tidshantering handlar därför också om att hushålla med våra mentala krafter.
Vi har en viss mängd energi varje dag, oavsett hur många timmar vi sprider ut den på och då gäller det att använda den på rätt sätt.
En timme eller en minut
Detta är lätt att förstå när det gäller fysisk energi. Ingen skulle exempelvis få för sig att vi kan springa lika fort i en timme som i en minut.
Men när det gäller mental energi verkar många tro att vi är lika effektiva när vi har jobbat 10 timmar som när vi har jobbat 5 timmar.
Det är därför som det i vissa branscher och på vissa arbetsplatser finns en kultur som innebär att den som släcker lampan sist vinner.
Men det är alltså inte någon bra idé (för att uttrycka det diplomatiskt).
Mindre tid = högre produktivitet
Som jag nämnde tidigare finns det dessutom en del som talar för att vi kan bli mer produktiva när vi jobbar mindre.
Ett exempel på detta är Microsoft i Japan som provade att korta arbetstiden med 20 procent, vilket ökade produktiviteten med 40 procent.
Företaget Perpetual Guardian provade ett liknande upplägg och lyckades öka sin produktivitet med 20 procent samtidigt som medarbetarnas upplevelse av balans i livet ökade med 45 procent.
Det finns fler exempel på detta och jag har själv pratat med chefer som har gjort liknande experiment och fått liknande resultat.
Dagen före en semester
Det här går till viss del att förklara med Parkinsons lag som innebär att en uppgift tar lika lång tid att göra som vi har tid på oss att göra den.
När vi har mindre tid tvingas vi att fokusera på det viktigaste. Tänk bara på hur det brukar vara dagen eller dagarna före en semester.
Plötsligt måste vi ta itu med allt det där som har blivit liggandes och då kan vi beta av stora mängder uppgifter på väldigt kort tid.
De flesta av oss har förmodligen också erfarenhet av att plugga inför en tenta eller något annat prov kvällen före och då lyckats pränta in mer än vad vi har lärt oss på en hel termin (även om det inte är att rekommendera).
Poängen med detta
Poängen med detta är INTE att alla ska – eller ens vill – minska ner på sin arbetstid.
Poängen är att det saknas ett direkt samband mellan hur mycket vi jobbar och hur mycket vi får gjort.
Precis som exemplen här ovan visar kan det ibland vara tvärtom, det vill säga att mindre jobb leder till en högre produktivitet.
Arbeta på rätt sätt
Självklart är det inte så enkelt att det bara går att korta ner sin arbetstid och räkna med att det kommer att leda till att mer blir gjort.
För att detta ska fungera gäller det att lägga upp sitt arbete på rätt sätt.
En del av detta handlar om att öka sitt fokus, exempelvis med hjälp av den teknik du fick lära dig i En sak i taget.
Ju mer du hinner när du är som piggast, desto bättre kommer du att ta tillvara på den tid och energi som du har.
Välj och (välj bort)
En annan viktig del är att välja (och välja bort) uppgifter på ett systematiskt sätt, så att du får det viktigaste gjort när du har som mest energi.
Hur gör du detta i praktiken?
Det är ämnet för mitt nästa mejl, så håll utkik efter det.
Men det var allt för denna gång. Vi hörs snart igen.