I tidigare artiklar har jag berättat hur jag förstod att det inte räckte med att få fler saker ur händerna för att maximera min effektivitet.
Jag har även beskrivit tre misstag som du bör undvika för att få ut mer av dina dagar så att du kan lägga fokus på rätt saker:
- Misstag #1: Felaktig prioritering
- Misstag #2: Reaktivitet i stället för proaktivitet
- Misstag #3: Brist på avkoppling
I det här mejlet ska jag gå igenom grunderna i en enkel trestegsplan som hjälper dig att använda dina dagar på ett konstruktivt sätt.
Låt oss sätta igång. Här är de tre stegen:
Steg #1: Sätt mål för din tid
För att kunna använda din tid på ett konstruktivt sätt måste du först veta vad du vill ha ut av den och vad som är viktigt för dig.
Det första steget i en god tidshantering är därför att sätta mål för din tid, dina projekt, dina veckor och dina dagar.
Utifrån dessa mål rangordnar du sedan dina uppgifter genom att skilja mellan sådant som är viktigt och sådant som är mindre viktigt.
Grungregeln är att de uppgifter som hänger ihop med dina mål får högst prioritet medan de uppgifter som inte hänger ihop med dina mål får lägre prioritet.
Genom att börja med dina mål och tänka igenom vad du vill ha ut av din tid blir det enklare att prioritera och skilja mellan olika typer av uppgifter.
Steg #2: Skapa en plan
Efter att du har satt dina mål och prioriterat dina uppgifter är det dags att översätta detta till en handlingsplan så att du vet vad du ska göra och när.
Det gör du genom att bryta ner dina mål till konkreta och hanterbara steg.
Denna handlingsplan är utgångspunkten när du sedan planerar dina veckor och dina dagar genom att fördela uppgifterna mellan dessa.
Självklart måste du vara flexibel och kunna ändra på din planering om så krävs, men med en bra grundplan blir det enklare att hålla en rak kurs.
Du minskar också risken för att låta dig distraheras av allt som sker runt omkring dig, vilket gör att du blir mindre reaktiv och mer proaktiv.
Steg #3: Fokusera
Genom att tänka igenom vilka uppgifter som är mest prioriterade och planera in när du ska jobba med dem har du tagit ett par viktiga steg mot mer tid över.
Nu gäller det att hålla fokus när du jobbar med dina uppgifter så att de blir klara och inte tar längre tid än nödvändigt.
Ett bra sätt att lyckas med detta är att använda dig av den teknik du får lära dig i guiden En sak taget.
Om du följer de instruktioner du får där tror jag att du kommer att bli förvånad över hur mycket du kan få gjort på relativt lite tid.
Andra viktiga delar av ett bra fokus är att jobba med tydliga deadlines och säga nej till projekt som du inte har utrymme för.
Koppla av
När du har prioriterat dina uppgifter och tagit fram en konkret handlingsplan kommer det att vara enkelt att använda din tid på rätt sätt.
Det innebär att du kommer att få både fler och rätt saker gjorda, och även kunna stryka många av de mindre prioriterade uppgifterna.
Resultatet blir att du kan frigöra mer tid till att koppla av och fylla på din energi, så att du blir ännu mer effektiv när du jobbar.
Då har du med andra ord skapat en positiv spiral där du får det bästa av två världar: fler och rätt saker ur händerna – och mer tid över till annat.
Ditt nästa steg
Självklart finns det mycket mer än så här att tänka på för att få ut mer av din tid och stressa mindre:
- Hur går jag tillväga för att sätta mina mål så att jag vet exakt vad jag ska ägna min tid åt?
- Hur planerar jag mina dagar och veckor för att skapa en god framförhållning och undvika stress?
- Hur säger jag nej på rätt sätt så att jag undviker att ta på mig mer än jag egentligen hinner?
- Hur hanterar jag min e-post så att den inte kräver lika mycket tid och energi av mig?
- Hur undviker jag att prokrastinera och skjuta upp, så att jag slipper samla på mig surdegar?
Mer gjort genom att jobba mindre
Om du vill få hjälp med att implementera de här stegen har jag tagit fram en onlinekurs där du får lära dig ett komplett system för att få fler och rätt saker gjorda genom att jobba mindre.
Kursen bygger på ett upplägg som jag tog fram efter att ha gått igenom och provat mängder av olika metoder inom tidshantering.
Om du tycker att detta låter intressant, hör av dig så skickar jag mer information om kursen så att du kan ta ställning till om den är något för dig.
Men det var allt för närvarande. Ha en fortsatt bra dag.