Vad är det som gör att vissa uppgifter tar alldeles för lång tid?
En förklaring kan vara perfektionism, att alltid göra allt så bra som möjligt, oavsett omständigheterna.
Inte nog med att det leder till att våra uppgifter tar onödigt mycket tid, så att andra göromål blir lidande.
Det gör också att jobbet blir tråkigare och att vi lätt tappar lusten för att arbeta.
Trots detta faller de flesta av oss in i detta mönster då och då, och jag vill därför dela med mig av ett enkelt knep för att komma tillrätta med detta.
Vilken skillnad gör en millimeter?
Jag kom att tänka på det här häromdagen när jag satt och jobbade med ett bildspel som jag lade alldeles för mycket tid på.
Jag flyttade någonting ett par millimeter hit och ett par millimeter dit.
Jag ändrade ständigt ordningen på bilderna.
Jag testade olika typer av typsnitt för att försöka hitta den perfekta fonten.
Som ett resultat av detta blev presentationen hela tiden lite, lite bättre. Men det tog också väldigt mycket längre tid.
En dålig idé
Jag insåg att jag hade kunnat bli färdig betydligt snabbare genom att acceptera att bildspelet blev bra, men inte perfekt.
Alla de där justeringarna som jag lade all denna extra tid på var det förmodligen ändå ingen annan som skulle märka.
I grund och botten handlar detta om den så kallade 80-20-regeln, eller Paretos princip som den också kallas, som säger att 80 procent av det vi gör tar 20 procent av tiden.
På samma sätt tar 20 procent av det vi gör 80 procent av tiden.
Med andra ord ägnade jag 80 procent av min tid åt att få bildspelet 20 procent bättre.
Ingen bra idé.
Vad kan du göra åt det?
Kanske känner du igen dig i detta.
I så fall kan du prova följande lilla frågetrick för att komma tillrätta med perfektionismen och spara en hel del tid.
Varje gång du funderar på att frångå din planering och göra en förändring i något, ställa dig följande fråga:
”Är detta en 80-uppgift som kommer att leda till 80-procent av mina resultat – eller är det en 20-uppgift som bara kommer att leda till 20 procent av mina resultat?”
Om svaret blir att det är en 20-uppgift kan du förmodligen skippa den.
Om svaret blir att det är en 80-uppgift är det bara att köra på.
Knepigt i början, men lättare sedan
Är du van att lägga väldigt mycket fokus på detaljer kommer det förmodligen att kännas lite ovanligt att inte följa alla perfektionistiska impulser till en början.
Men om du fortsätter att ställa dig den här frågan när perfektionismen slår till tror jag att du kommer att märka hur mycket tid den sparar.
För även om 80-20-regeln är en av de mest grundläggande och välkända principerna inom tidshantering är det lätt att glömma bort den.
Vill du veta mer om hur du kommer tillrätta med perfektionism, ta en titt på min bok ”Personlig effektivitet: En handbok i konsten att få mer gjort på några timmar än vad andra hinner på en dag” där jag ägnar ett helt kapitel åt detta. Klicka här för att läsa mer.