I mina tidigare artiklar har jag berättat hur jag förstod att det inte räckte med att få mer gjort och att öka min kvantitativa effektivitet.
Jag insåg att jag också var tvungen att lägga fokus på vad jag jobbade med genom att exempelvis undvika de tre misstagen som jag beskrev i mitt förra meddelande:
- Misstag #1: Otydliga mål
- Misstag #2: Ensidigt fokus
- Misstag #3: Ingen att INTE göra-lista
I den här artikeln ska du få lära dig en teknik som jag kallar matrismetoden och som hjälper dig att prioritera dina uppgifter på ett enkelt sätt.
Viktigt och brådskande
Tekniken bygger på den så kallade tidshanteringsmatrisen som kategoriserar uppgifter utifrån två faktorer: 1) hur viktiga de är och 2) hur brådskande de är.
Det innebär att det finns fyra typer av uppgifter:
- Viktiga och brådskande
- Viktiga, men ej brådskande
- Oviktiga och brådskande
- Oviktiga och ej brådskande
Du kan använda den här metoden för att prioritera både projekt och dagliga att göra-listor, men i det här exemplet har jag valt det sistnämnda.
Prioritera rätt
Så här använder du matrismetoden:
- Steg 1: Gör en lista med de uppgifter som du har tänkt dig att klara av i dag eller under morgondagen (beroende på när du gör din lista).
- Steg 2: Gå igenom listan och markera alla uppgifter som är både brådskande och viktiga med siffran 1.
- Steg 3: Gå igenom listan igen och markera alla uppgifter som är viktiga, men inte brådskande med siffran 2.
- Steg 4: Markera samtliga övriga uppgifter, som du alltså inte har markerat med siffran 1 eller 2, med siffran 3.
Regeln är sedan att så långt det är möjligt jobba med dina uppgifter i samma ordning, det vill säga så här:
1) Uppgifter som är viktiga och brådskande, 2) uppgifter som är viktiga, men ej brådskande och 3) uppgifter som är oviktiga.
Det viktigaste gjort
Om du följer den här ordningen kommer du förstås inte alltid att hinna allt, men du kommer att hinna det viktigaste, vilket trots allt är… tja, det viktigaste.
Ett bra tips är också att kombinera den här tekniken med den metod som du fick lära dig i checklistan som jag skickade för några dagar sedan.
De passar perfekt ihop. Den här tekniken gör att du får rätt saker gjorda och tekniken i checklistan gör att du får fler saker gjorda.
Nästa steg för mer tid över
Det finns självklart mycket mer än så här att tänka på för att du ska få ut mer av dina dagar så att du kan jobba mindre och få mer tid över.
Här är några exempel på andra områden att ha i åtanke:
- Hur sätter jag rätt typ av mål så att jag vet vad jag ska uppnå?
- Hur planerar jag mina veckor för att skapa en god framförhållning?
- Hur undviker jag att lägga för mycket tid på mina uppgifter?
- Hur säger jag nej så att jag inte tar på mig mer än jag hinner?
- Hur sätter jag stopp för prokrastinering och envisa surdegar?
Om du vill lära dig detta och mycket mer har jag tagit fram en onlinekurs som beskriver ett komplett system för att få fler och rätt saker gjorda.
Kursen bygger på det upplägg som jag utvecklade efter att ha gått igenom mängder av material inom tidshantering och tittat på hur effektiva personer lade upp sitt arbete för att hinna mer än andra.
Under en tid kommer du att ha möjlighet att registrera dig på kursen till ett lägre pris än vad den vanligtvis säljs för.
Om du tycker att detta låter intressant ska du hålla utkik efter min nästa artikel där du kommer att få fler detaljer och en inbjudan till kursen.